Gestalten Sie die «Team»-Seite Ihres Unternehmens, Ihrer Verwaltung oder Ihrer Betreuungseinrichtung neu? Die erste Entscheidung betrifft nicht die Kamera. Sondern das, was die Bilder vermitteln sollen: Wer Ihre Kunden empfängt, wie Sie arbeiten und welche Beziehung Sie aufbauen möchten.
Stellen Sie vor der Terminvereinbarung fünf Informationen zusammen: die vorgesehenen Verwendungszwecke, die Anzahl Personen, die verfügbaren Räume, die zeitlichen Vorgaben und die Person, die die Bilder freigibt. Das gibt dem Fotografen eine konkrete Grundlage für die Vorbereitung seines Einsatzes.
1. Von den Medien ausgehen, nicht von einer Posenliste
Ein Porträt für ein internes Verzeichnis erfüllt einen anderen Zweck als ein grosses Einstiegsbild. Bereiten Sie einen Screenshot Ihrer künftigen Website, ein Beispiel eines Mitarbeiterprofils oder die von Ihrer Grafikfachperson gelieferten Masse vor. Weisen Sie darauf hin, wenn neben den Personen Text stehen soll.
- Einzelporträts: den Bildausschnitt und die benötigten Formate festlegen.
- Gruppenfoto: die richtigen Personen zur gleichen Zeit zusammenbringen.
- Bilder aus dem Arbeitsalltag: einen Handgriff, einen Austausch oder einen Raum zeigen, der für Ihre Präsentation wirklich nützlich ist.
Bei Porträts desselben Teams erleichtern ein einheitlicher Hintergrund, Bildausschnitt und Farbeindruck die Zusammenstellung auf einer Seite. Dieser Grundsatz wird auch im Adobe-Leitfaden zu Unternehmensporträts erläutert. Einheitlichkeit bedeutet nicht identische Gesichtsausdrücke: Jede Person soll erkennbar bleiben.
2. Einen ruhigen Ort wählen und eine Alternative vorsehen
Senden Sie vor dem Termin einige Fotos des Ortes: eine Gesamtansicht, Fenster und den vorgesehenen Hintergrund. Geben Sie Zugangszeiten, belegte Räume und häufig genutzte Durchgänge an. Eine schöne Ecke, durch die ständig Menschen gehen, kann Porträts erschweren.
Wer den Aufbau vor den ersten Terminen einplant, hat Zeit, das Licht zu prüfen. Nikon empfiehlt ebenfalls, die Beleuchtung vor dem Fotografieren der Personen zu testen. Der genaue Aufbau hängt vom Ort ab; für die Vorbereitung des Briefings müssen Sie keine Ausrüstung kaufen.
Wenn Sie sich für Aussenaufnahmen entscheiden, vereinbaren Sie einen Treffpunkt und eine Lösung bei schlechtem Wetter. Bei TimFocus lässt sich das Shooting in Ihren Räumlichkeiten oder draussen planen, in Neuchâtel oder anderswo. Für einen Aufpreis von 100 CHF kann auch ein Studio gemietet werden; Ort und allfällige Anfahrten sind gemeinsam zu bestätigen.
3. Die Personen informieren, ohne von ihnen zu verlangen, Models zu werden
Eine kurze interne Nachricht genügt, um Zweck der Fotos, Ort, Termine und geplante Verwendungen mitzuteilen. Schlagen Sie Kleidung vor, in der sich alle wohlfühlen und die zu ihrer Tätigkeit passt. Falls Ihr Unternehmen einen Dresscode wünscht, kommunizieren Sie ihn im Voraus, nicht erst bei der Ankunft des Fotografen.
Vermeiden Sie Anweisungen wie «Alle müssen genau gleich lächeln». Planen Sie stattdessen etwas Zeit ein, damit jede Person ankommen und angeleitet werden kann. Bei einer Einrichtung mit Publikumsverkehr oder Kindern bereiten Sie die zu fotografierenden Personen, Einwilligungen und auszuschliessenden Bereiche getrennt vor; ein Personalbild bedeutet nicht, dass auch die betreuten Personen fotografiert werden.
4. Ein Beispielzeitplan mit echtem Puffer
Fiktives Beispiel für ein kleines Team: zuerst Zeit für Aufbau und Tests reservieren, dann die Porträts in Zeitfenstern organisieren, die Gruppe zu einem gemeinsamen Termin zusammenbringen und anschliessend einige Arbeitsaufnahmen machen. Zum Schluss ein Pufferfenster für eine Abwesenheit oder Unterbrechung freihalten.
Das ist weder ein Paket noch eine zugesagte Dauer. Die Anzahl Personen, Kulissenwechsel und die Vielfalt der Bilder beeinflussen den Zeitbedarf. Lassen Sie den Zeitplan vom Fotografen bestätigen, bevor Sie ihn dem Team weitergeben. Eine Koordinationsperson vor Ort kann die nächste Person benachrichtigen und Abwesenheiten organisieren.
5. Auch die Zeit nach dem Shooting vorbereiten
Vereinbaren Sie vor dem Shooting Auswahl, Retuscheumfang, Lieferformate, Frist und erlaubte Nutzungen. Bestimmen Sie eine Ansprechperson, die Rückmeldungen bündelt. Wenn Ihr Team wächst, bewahren Sie Referenzen für Hintergrund und Bildausschnitt auf, um eine stimmige Ergänzungsserie zu besprechen, ohne vorauszusetzen, dass sich der Look an einem anderen Ort identisch reproduzieren lässt.
Das Briefing für den Fotografen
- Unsere Tätigkeit und die Botschaft, die die Fotos vermitteln sollen.
- Die Medien: Website, berufliche Profile, Personalgewinnung, gedruckte Kommunikation.
- Die Anzahl Personen und die wichtigsten Bilder.
- Der Ort, einige Ansichten der Räume und Zugangsbeschränkungen.
- Mögliche Termine, Abwesenheiten und die Koordinationsperson.
- Der Termin, zu dem die Dateien verwendbar sein müssen.
Wenn das Projekt auch Interviews oder bewegte Sequenzen umfasst, unterscheiden Sie bereits in diesem Briefing zwischen Foto- und Videoanforderungen. Lesen Sie dazu unseren Artikel über Unternehmensvideos : Bei der Organisation eines Drehs müssen auch Ton und die zu filmenden Szenen berücksichtigt werden.
Redaktion TimFocus. Quellen: die im Text verlinkten Leitfäden von Adobe und Nikon, abgerufen am 15. Oktober 2026. Die Organisationstipps sind Empfehlungen, kein Bericht über einen Kundenauftrag und keine Ergebnisgarantie.
Um auch die Aufbewahrung der Bilder vorzubereiten: Aufzeichnung auf zwei Karten und Backups verstehen
Planen Sie auch einen gefilmten Wortbeitrag? So können Sie zwischen Ansteckmikrofon und Richtrohrmikrofon für ein Videointerview wählen
Auch ein Bildschirm oder die Raumbeleuchtung sollte vor dem Fototermin getestet werden: Hier finden Sie die Einstellungen, die Sie prüfen sollten, wenn auf Ihren Fotos unter LED-Beleuchtung Streifen auftreten.